2026 版 W-2 表格：最需了解的重要问题解答

在美国复杂的雇佣法规环境下，对于拟雇佣或调派员工至美国的雇主而言，理解税务相关文件的复杂细节尤为重要。W-2 表格是希望保持合规的雇主必须特别关注的最重要文件之一。

简而言之，W-2 表格（即工资与税务声明）是美国国税局（IRS）规定的表格，美国雇主必须在每个纳税年度结束时向每位员工及政府寄送。该表格详细列出了年度工资总额及预扣税款，帮助员工准确申报美国联邦及州所得税。

本综合指南将深入探讨 W-2 表格的关键要点、其重要性以及相关的全球及美国雇主责任。

何为 W-2 表格？

W-2 表格，亦称工资与税务声明，是雇主向美国国税局（IRS）申报员工年度工资及工资中预扣税款金额的文件。

该文件旨在作为员工收入及工资纳税义务信息的全面总结，用于确定雇员与雇主各自的税务及社会保障义务。

美国国税局亦可能依据此文件判定是否需要针对错误或未申报收入进行进一步调查。

什么是 W-2 雇员？相关定义

W-2 雇员，亦称传统雇员，指为雇主工作并领取固定薪资或按小时计酬的个人。

凡工资中需预扣税款的全职及兼职雇员均需获取 W-2 表格，这意味着雇主必须愿意且能够提供该表格。

W-2 雇员有权享受雇主提供的各类雇佣福利，如健康保险、退休计划及其他津贴。

需注意的是，W-2 表格仅适用于雇员，不适用于独立承包商。若与承包商合作，应填写 1099-NEC 表格。

什么是国税局（IRS）W-2 表格？两种不同文件介绍

国税局 W-2 表格主要分为两种类型：W-2 表格员工副本与 W-2 表格雇主副本。

员工副本供员工用于申报个人所得税，而雇主副本则由雇主留存备查。

两种表格均提供关于工资、预扣税款及其他相关细节的关键信息。

W-2 表格用途是什么？W-2 表格上会出现哪些扣除项

W-2 表格具有多重用途，其主要功能是作为员工收入及税务责任的记录文件。

雇主利用 W-2 表格向美国国税局申报工资及预扣税款，而员工则利用该表格申报联邦及州所得税。

其他实体，如抵押贷款机构或政府机关，亦可能要求提供个人 W-2 表格副本以供核实。

W-2 表格法定扣除项

以下款项自动从员工工资中扣除并申报于 W-2 表格：

· 联邦所得税 — 申报于第 2 栏。金额基于 W-4 表格的选择。

· 社会保障税（FICA）— 应税社会保障工资显示于第 3 栏，预扣税款显示于第 4 栏（受年度工资基数限制）。

· 医疗保险税（FICA）— 医疗保险工资显示于第 5 栏，预扣税款显示于第 6 栏。高收入者可能另有附加医疗保险税被预扣。

· 州及地方所得税（如适用）— 申报于第 15 至 20 栏。

注：法院命令项目（如工资扣押）亦可能被扣除，但通常不改变 W-2 上的应税工资额。

W-2 表格自愿扣除项

税前自愿扣除项（通过福利自愿选择）

此类扣除会降低您的应税工资，并可能改变第 1、3 和 5 栏的金额：

· 传统退休计划缴款【401(k)、403(b)、457(b)】— 降低第 1 栏（联邦应税工资），但不降低第 3 和第 5 栏（社会保障/医疗保险工资）。

· 第 125 条“自助计划”保费（健康、牙科、视力）— 通常会降低第 1、3 和第 5 栏。

· 通过薪资缴纳的健康储蓄账户（HSA）— 通常会降低第 1、3 和第 5 栏（不超过国税局限额）。

· 灵活支出账户（FSA）（医疗、受抚养人护理）— 降低第 1、3 和第 5 栏；受抚养人护理 FSA 金额亦显示于第 10 栏。

· 合格通勤/交通福利 — 通常在月度限额内降低第 1、3 和第 5 栏。

税后自愿扣除项（不减少应税工资）

此类款项从您的净工资中扣除，不会降低第 1、3 或5 栏的金额：

· 罗斯 401(k) 计划缴款。

· 工会会费、工资代扣慈善捐款、税后支付的补充保险等。

为什么第 1 栏和第 3 栏金额可能不同

税前退休计划缴款会降低第 1 栏金额，但不影响社会保障工资（第 3 栏）或医疗保险工资（第 5 栏）。相比之下，大多数第 125 条福利及健康储蓄账户/灵活支出账户（HSA/FSA）缴款则会降低这三个栏目的金额。

示例：

工资 60,000 美元；传统 401(k) 缴款 5,000 美元；健康保费（税前）2,000 美元。

· 第 1 栏（联邦应税工资）：60,000 美元 − 5,000 美元 − 2,000 美元 = 53,000 美元。

· 第 3 栏（社会保障工资）：60,000 美元 − 2,000 美元 = 58,000 美元。

· 第 5 栏（医疗保险工资）：60,000 美元 − 2,000 美元 = 58,000 美元。

相关金额、限额及州法规每年均有变化——务必查阅美国国税局最新指南。

谁需要 W-2 表格？

雇主为何使用 W-2 表格？

任何从事商业活动或业务，并向雇员支付现金或非现金报酬的雇主，必须为每位雇员提交 W-2 表格。

这包括在美国境内有雇员的本土及外国雇主。

国际公司在美国规划人员配置时需注意此要求，错误可能导致扩张延迟或运营受限。

如何判断何时提交 W-2 表格？

W-2 表格的报税截止日期为 1 月 31 日。该表格针对上一纳税年度（1 月 1 日至 12 月 31 日），需涵盖该期间内的所有报酬。

雇主必须在该日期前向雇员提供 W-2 表格副本，并向社会安全局（SSA）提交表格。

需及时完成，以便雇员有足够时间在 4 月申报个人所得税。

雇主还需注意各州的具体截止日期，部分州可能有不同的申报要求。

错过 W-2 表格提交截止日期会怎样？

未在 1 月 31 日截止日前提交 W-2 表格属于违法行为，可能导致美国国税局（IRS）的处罚。

罚款起征标准为每份迟交表格 50-60 美元，根据迟交时长及表格数量，每份最高可达 630 美元。为避免处罚，雇主应尽量遵守截止日期，并及时更正表格中的错误或遗漏。

这可能包括寻求第三方专业人士的协助，以加快流程。

填写 W-2 表格：W-2 表格逐栏及分步指南

在线提交 W-2 表格

许多雇主选择通过社会安全局（SSA）的商业服务在线（BSO）网站以电子方式提交 W-2 表格。电子申报效率高，且有助于降低纸质申报常见的错误风险。

1. 首先，您必须在 SSA 的 BSO 网站上创建账户。

2. 按照网站指引输入所有必需的员工信息，包括其社会安全号码（SSN）、工资及预扣税款。

3. 在以电子方式提交表格前，请仔细核对所录信息，因为提交后将无法修改。

邮寄提交 W-2 表格

选择通过邮寄方式提交 W-2 表格的雇主，必须遵循一个更为漫长且通常更为复杂的流程，以确保准确性和及时提交。

1. 从美国国税局（IRS）或授权供应商处获取官方 W-2 表格。表格通常为包含多联次的套卷，所有联次均须填写并按不同方式处理。

2. 根据表格上每位员工的具体指示，准确填写必填栏位。

3. 将填好的 W-2 表格寄往社会安全局（SSA）指定的相应地址，并附上其他所需表格或文件。这通常需要寄往宾夕法尼亚州的 SSA 办事处。需确保邮资充足并及时送达，以免错过截止日期。

W-2 表格各栏代表什么含义？

理解 W-2 表格各栏信息对雇主和雇员至关重要。以下是关键栏位的简要说明：

· A-F 栏（雇主/雇员信息）：请注意，对于尚未取得社会安全号码（SSN）的国际雇员，相关栏位应填写“APPLIED FOR”（申请中）。

· 第 1 栏（工资、小费及其他报酬）：用于申报支付给雇员的应税工资总额。

· 第 2 栏（预扣联邦所得税）：显示从雇员工资中预扣的联邦所得税额。

· 第 3 栏（社会保障工资）：显示需缴纳社会保障税的工资总额。

· 第 4 栏（预扣社会保障税）：显示已预扣的社会保障税额。

· 第 5 栏（医疗保险工资）：显示需缴纳医疗保险税的工资及小费总额。

· 第 6 栏（预扣医疗保险税）：显示已预扣的医疗保险税额。

第 7-14 栏可能不适用于所有情况。

· 第 7 栏（社会保障小费）：用于申报需缴纳社会保障税的雇员小费。

· 第 8 栏（分配小费）：用于显示雇主分配给雇员的小费。

· 第 9 栏：留空。

· 第 10 栏（受抚养人护理福利）：用于申报雇主支付或产生的受抚养人护理福利总额。

· 第 11 栏（非合格计划）：显示非合格计划的分配额，包括视为工资的金额。

· 第 12 栏（代码 A 至 DD）：包含各种代码，用于说明不同类型的报酬或福利，如退休金计划供款、健康福利及其他附加福利。

· 第 13 栏（复选框）：包含法定雇员、退休金计划及第三方病假工资的复选框。

· 第 14 栏（其他）：供雇主申报额外信息，如预扣的州残疾保险税或工会会费。

· 第 15-20 栏（州及地方税）：取决于所在州或地方当局的具体要求，通常涉及额外的地方税。

请注意，与雇员无关的栏位应留空，包括已不再适用的第 9 栏。

此外，社会保障工资（第 3 栏）可能与应税工资总额（第 1 栏）不同，因为某些税前扣除项（如 401(k) 供款或健康保险费）会减少应税收入，但不影响社会保障工资。

W-2 表格截止日期与提交责任

· 雇主须在 1 月 31 日前寄发 W-2 表格。

· 雇员须在 4 月 15 日前申报个人税。

· 雇主须向社会安全局（SSA）提交副本。

W-2 表格与 1099 表格有何不同？

在处理员工相关事务时，理解 W-2 表格与 1099 表格的区别至关重要，因为 1099 表格用于界定独立承包商与聘用公司的合作关系。

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W-2 表格在美国的雇佣关系中扮演着关键角色，雇主必须优先理解其细节，以准确履行责任。

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